Shadow AI: Wenn KI im Betrieb unbemerkt mitarbeitet.

Was ist Shadow AI?

Shadow AI ist KI-Nutzung im Betrieb ohne Freigabe: Mitarbeitende laden Dateien in private Chats, installieren KI-Erweiterungen oder verwenden neue KI-Funktionen ohne Prüfung durch das Unternehmen.

Dabei können Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse an externe Anbieter gelangen. Die Geschäftsleitung weiss unter Umständen weder, welche Daten betroffen sind, noch wie sie weiterverwendet werden.

Drei Beispiele aus dem Arbeitsalltag

• Der Vertrag: Eine Mitarbeiterin lädt einen Kundenvertrag in ihren privaten KI-Chat, um eine Klausel zu verstehen. Der Vertrag enthält Namen, Preise und eine Vertraulichkeitsvereinbarung.
• Die Erweiterung: Ein Team installiert einen KI-Schreibassistenten im Browser. Er darf Seiteninhalte lesen und erhält dadurch möglicherweise auch Einblick in ein internes CRM.
• Das Meeting: Ein Mitarbeiter schickt eine Besprechungsaufnahme an einen Online-Transkriptionsdienst. In der Aufnahme werden Personalfragen und unveröffentlichte Geschäftszahlen besprochen.

Das sind illustrative Situationen, keine Berichte über MYNA-Kunden. Der Sicherheitsratgeber des BACS beschreibt vergleichbare Risiken durch unbedachte Weitergabe von Betriebs- und Personendaten. BACS: KI im Berufsalltag

Der Upload kommt vor der guten Antwort

Eine klare Regel für Ihr Team

Keine vertraulichen Betriebsdaten in nicht freigegebene KI-Dienste. Das betrifft Kunden- und Personaldaten, interne Kalkulationen, Quellcode und Zugangsdaten.

Beispiel: Verbietet ein Kundenvertrag die externe Weitergabe von Code, darf dieser auch nicht in einen privaten Bezahl-Chat. Passwörter und API-Schlüssel gehören grundsätzlich nicht in allgemeine KI-Chats.

Für Personendaten muss das Unternehmen Auftragsbearbeitung und mögliche Auslandübermittlungen prüfen. Ein privates Abo ersetzt diese Prüfung nicht. DSG: Art. 9 und 16 ff.

«Bezahlt» bedeutet nicht «kein Training»

Nicht jede Cloud-Lizenz schliesst Modelltraining mit Ihren Eingaben aus. Prüfen Sie Vertrag und Einstellungen des verwendeten Kontos. Ist Training aktiviert, schalten Sie es ausdrücklich aus. Bei manchen Geschäftsangeboten ist es bereits ausgeschlossen. BACS: Geschäftskonten und Opt-out

Auch ohne Training verarbeitet der Anbieter Ihre Eingaben und kann sie speichern. Konkrete Anbieterbeispiele finden Sie im Cloud-Vergleich.

Fünf Schritte gegen Shadow AI

• Nutzung erfassen: Fragen Sie Ihr Team nach Chats, Browser-Erweiterungen und Meeting-Bots.
• Erlaubtes festhalten: Nennen Sie pro Werkzeug die freigegebenen Aufgaben und Daten.
• Konten prüfen: Klären Sie Training, Speicherung, Löschung und Zugriffe.
• Eine lokale Alternative bereitstellen: Mit MYNA kann Ihr Team Dokumente bearbeiten, Fragen stellen und Audio transkribieren. Die Inhalte bleiben im Unternehmen.
• Ansprechperson benennen: Mitarbeitende sollen Unsicherheiten und versehentliche Uploads schnell melden können.

Eine nutzbare, freigegebene Lösung nimmt Ihrem Team den Anlass, für diese Aufgaben auf private KI-Konten auszuweichen.

Was tun nach einem versehentlichen Upload?

Stoppen Sie weitere Eingaben und melden Sie den Vorfall intern. Notieren Sie Dienst, Konto, Zeitpunkt und betroffene Daten. Wurden Passwörter oder Schlüssel offengelegt, lassen Sie diese sofort sperren oder ersetzen.

Die zuständige Person prüft Löschung, Schutzmassnahmen und Meldepflichten. Führt eine Datensicherheitsverletzung voraussichtlich zu einem hohen Risiko für betroffene Personen, muss das Unternehmen den EDÖB so rasch als möglich informieren. DSG: Art. 24